Pierwsze spotkanie biznesowe – jak to najczęściej wygląda?

Dostajesz zaproszenie na spotkanie networkingowe… i po prostu na nie przychodzisz. Próbujesz z kimś porozmawiać, ale nie bardzo wiesz o czym. Rozdajesz ulotki, próbujesz coś sprzedać… Po dwóch godzinach wracasz do biura z kilkoma przypadkowymi wizytówkami w kieszeni i ciśnieniem podniesionym po kilku kawach. Czy na pewno o to chodziło?

Błąd numer 1: przychodzisz na spotkanie biznesowe bez planu.

Pamiętam moje pierwsze spotkanie networkingowe. To była konferencja w branży wodno-ściekowej. Pracowałam wtedy na etacie. Nikt mi wcześniej nie wyjaśnił, o co w tym chodzi. Byłam pewna, że moim zadaniem jest szukanie klientów. Błąkałam się od jednej osoby do drugiej i pytałam, czy przypadkiem nie potrzebują chemikaliów do oczyszczania ścieków…

Wyszłam z konferencji zawiedziona.

Kiedy następnego dnia weszłam do firmy, szef od razu zapytał: „Ile sprzedałaś?”. A ja w kieszeni miałam kilka wizytówek. Jedną od doktorantki, pozostałe od innych sprzedawców. Żadnych potencjalnych klientów, wysłanych ofert czy kontaktów, które mogłyby przerodzić się we współpracę…

Minęło wiele lat, zanim poszłam na kolejne spotkanie biznesowe.

Rada dla Ciebie:

• Ustal cel. Czego chcesz się dowiedzieć? Ile kontaktów chcesz pozyskać? Z kim chcesz porozmawiać?
• Zrób research. Dowiedz się, kto będzie na tym spotkaniu biznesowym. Poszukaj zdjęć tych osób w sieci – łatwiej je rozpoznasz.
• Ustal plan minimum. To nie musi być sprzedaż. Wystarczy rozmowa z dwiema osobami z branży.
• Nie lekceważ osób spoza Twojej grupy docelowej. Nawet jeśli nie są Twoimi potencjalnymi klientami, zwykle mają sporo kontaktów. Wśród nich mogą być Twoi klienci.

Błąd numer 2: nie masz przygotowanej opowieści o tym, czym się zajmujesz.

Jak by to powiedzieć… Czym ja się zajmuję… To skomplikowane… Na moje pierwsze spotkanie biznesowe przyszłam kompletnie nieprzygotowana. Nie wiedziałam, jak mówić i co mówić. Moi rozmówcy po kilku sekundach zaczynali wpatrywać się w przestrzeń gdzieś za moimi plecami.

Co się stanie, jeżeli nie zainteresujesz rozmówcy w kilka sekund? Jego uwaga szybko od Ciebie odpłynie i utknie gdzieś między kolejną kanapką a pączkiem z pistacją.

Wiele badań pokazuje, że kluczowe dla zbudowania relacji jest pierwsze 10–20 sekund rozmowy. Jeżeli mówisz chaotycznie i niepewnie, Twój rozmówca nie tylko nie stanie się Twoim klientem, ale też Cię nie zapamięta.

Rada dla Ciebie:

Przygotuj „elevator pitch”, czyli krótką (30–60 sekund) wypowiedź. Powiedz, kim jesteś i jaki problem rozwiązujesz (Ty albo Twój produkt). Przećwicz to wcześniej – przed kamerą albo ze wspólnikiem.

Błąd numer 3: na spotkaniu biznesowym zachowujesz się jak na szkoleniu: mówisz, mówisz… i mówisz.

Na moim pierwszym spotkaniu networkingowym koniecznie chciałam coś sprzedać. Podchodziłam do nieznanych mi osób i opowiadałam o zaletach moich produktów… Nie dopuszczałam rozmówców do głosu. Chciałam jak najszybciej zdobyć klienta.

Ciągłe mówienie o sobie, bez pozostawienia przestrzeni dla rozmówcy, to prosty sposób na szybkie zakończenie rozmowy. Być może rozmówca weźmie Twoją wizytówkę, ale w duchu będzie miał nadzieję, że już nigdy więcej Cię nie spotka.

Pamiętaj, że większość osób przychodzących na spotkanie biznesowe też ma plan, aby coś sprzedać, a nie kupić. Takie spotkania to przede wszystkim budowanie relacji, które dopiero po dłuższym czasie mogą zaowocować sprzedażą.

Rada dla Ciebie:

• Słuchaj swojego rozmówcy.
• Zadawaj pytania: „Czym się dokładnie zajmujesz?”, „Co w Twojej pracy sprawia Ci największą radość?”

Błąd numer 4: spotkanie networkingowe bez „follow-up”.

Kilka linijek wyżej pisałam o sympatycznej doktorantce. Ustaliłyśmy, że porozmawiamy o możliwościach wspólnych badań. Byłam pod wrażeniem jej wiedzy. Oczywiście dała mi wizytówkę, którą włożyłam do kalendarza. Do dziś nie wiem, jak to się stało, ale wizytówka nie dojechała ze mną do firmy. A ja nie zapamiętałam ani nazwiska, ani wydziału, na którym pracowała.

Jak to jest u Ciebie? Wracasz po spotkaniu do firmy, wrzucasz wizytówki do szuflady i obiecujesz sobie, że jutro zadzwonisz… A później wjeżdżają nowe projekty, mija tydzień, potem idziesz na urlop i wizytówki znajdujesz po kilku miesiącach.

Najczęściej nikt już nie będzie pamiętał ani Twojej twarzy, ani nawet miejsca, w którym się spotkaliście.

Tymczasem spotkania biznesowe to przede wszystkim budowanie relacji, dzięki którym dotrzesz do klientów.

Rada dla Ciebie:

• Podziękuj za wizytówkę, przyjrzyj się jej (to pomoże skojarzyć nazwisko z osobą), a później postaraj się jej nie zgubić.
• Napisz wiadomość albo zadzwoń najpóźniej dwa dni po spotkaniu biznesowym. To właśnie „follow-up”, czyli kolejny krok po pierwszym kontakcie z potencjalnym klientem. Nie wysyłaj od razu oferty. Napisz maila o takiej treści: „Dzień dobry, Mario, spotkałyśmy się wczoraj w Krakowie na konferencji. Twoja metodyka badań wody naprawdę mnie zaciekawiła. Jeśli nadal jesteś otwarta na wymianę doświadczeń, chętnie umówię się na krótką rozmowę online”.

Błąd numer 5: przychodzisz na śniadanie biznesowe, żeby się najeść albo pogadać z kolegami z firmy.

Kiedy pracowałam na etacie, szef wysłał mnie i koleżankę z firmy na szkolenie. Miałyśmy szukać potencjalnych klientów. Dostałyśmy wspólny pokój, chodziłyśmy razem na śniadania i przegadałyśmy wszystkie przerwy. Zamknęłyśmy się w swojej bańce. Nie nawiązałyśmy żadnych kontaktów.

Jesteś na konferencji, szkoleniu, spotkaniu networkingowym albo śniadaniu biznesowym? Rozmawiasz tylko z osobami, które już znasz (albo wyłącznie ze swoimi pracownikami)? Zamykanie się w kręgu znajomych to utrata potencjalnych klientów w przyszłości.

Rada dla Ciebie:

• Jeżeli idziesz na spotkanie networkingowe albo szkolenie ze swoim wspólnikiem, rozdzielcie się. Niech każdy z Was usiądzie przy innym stole.
• Przedstawiaj się ludziom, których nie znasz. To świetny sposób na wymianę doświadczeń i budowanie sieci kontaktów na szkoleniach czy konferencjach.
• Zobacz, jak to może działać. Wybierz się na spotkanie BNI (Business Network International). Członkowie mówią o poleceniach, które otrzymali, a nawet o wartości sprzedaży, którą udało się uzyskać. Pamiętaj jednak, że aby ktoś Cię polecił, najpierw musi Cię poznać, a to wymaga większej liczby spotkań…

Podsumowanie

Dla mnie dziś w spotkaniach biznesowych najważniejsze są relacje, a nie „pozyskiwanie kontaktów” albo – jeszcze gorzej brzmiących – „leadów”. Nie zastanawiam się, jaki będzie mój elevator pitch (choć warto go przygotować). Przychodzę przygotowana, ale bez nadmiernych oczekiwań. Nie planuję natychmiastowej sprzedaży. Wiem, że networking to maraton, a nie sprint.

Sprawdzam, czy na spotkanie przyjdą osoby, z którymi chciałabym porozmawiać. Zapoznaję się wcześniej z ich życiorysem, żeby nie popełnić jakiegoś faux-pas. Pozwalam sobie też na spontaniczność. Kilka razy rozmowa zaczęła się od kompletnie niezawodowego tematu, a zakończyła wspólnie zorganizowanym szkoleniem albo konferencją.

Chcesz pójść na spotkanie biznesowe? Co możesz zrobić już dziś?

Zacznij tam, gdzie jesteś. Użyj tego, co masz. Zrób to, co możesz… Takie słowa wypowiedział wiele lat temu słynny amerykański tenisista Arthur Ashe. Zastosuj je, kiedy będziesz planować udział w spotkaniu biznesowym:

• Zacznij tam, gdzie jesteś. Poszukaj lokalnych spotkań networkingowych. To nie musi być od razu międzynarodowa konferencja w najdroższym hotelu w Warszawie ani szkolenie organizowane przez BNI. To może być śniadanie biznesowe w Twojej miejscowości. Ja zaczynałam od Bielskich Śniadań Biznesowych (i wciąż regularnie na nie przychodzę).
• Użyj tego, co masz. Nie drukuj kilkuset ulotek. Przygotuj krótką opowieść o tym, w czym pomagasz. Zabierz telefon, długopis, kalendarz i dobry humor.
• Zrób to, co możesz… Czasem jedna rozmowa przy kawie wystarczy, żeby nawiązać nić porozumienia.

Spotkanie networkingowe to świetna przestrzeń do pozyskiwania wiedzy i budowania relacji – pod jednym warunkiem: nie wybieraj się tam tylko po to, żeby szukać klientów.

Zobaczymy się na najbliższym śniadaniu biznesowym?

Poniżej lista spotkań biznesowych i szkoleń, na których bywam i które polecam:

• spotkanie biznesowe w Bielsku-Białej – Bielskie Śniadanie Biznesowe,
• spotkanie biznesowe w Tychach – Tyskie Śniadanie Biznesowe,
• spotkanie biznesowe BNI (jako gość możesz przyjść dwa razy do roku),
• spotkanie biznesowe Duszpasterstwa Przedsiębiorców Talent (połączenie religii i biznesu),
• szkolenie „Boski Biznes” dla przedsiębiorczych katolickich kobiet.

W sieci znajdziesz wiele spotkań biznesowych, szkoleń i warsztatów z elementami networkingu. Wybierz to, co najbardziej Cię ciekawi. Do zobaczenia!